Prechod na digitálne dokumenty prináša firmám značné úspory a zvýšenie efektivity. Na Slovensku však musia splniť špecifické zákonné požiadavky na správu registratúry a archiváciu. Ako na to, aby bola vaša digitálna archivácia v súlade s legislatívou?
Kompletný prehľad archivačných lehôt
Účtovné doklady a dokumentácia
- Účtovná závierka a výročná správa: 10 rokov
- Účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, odpisové plány, inventúrne súpisy, účtový rozvrh: 10 rokov
- Účtovné záznamy, ktorými účtovné jednotky dokladajú vedenie účtovníctva: 10 rokov
- Daňové doklady: 10 rokov od konca zdaňovacieho obdobia, v ktorom sa plnenie uskutočnilo
- Dokumenty k DPH: 10 rokov od konca zdaňovacieho obdobia, ktorého sa týkajú
Mzdová a personálna dokumentácia
- Mzdové listy: 50 rokov
- Osobné spisy zamestnancov: 70 rokov od narodenia zamestnanca
- Evidenčné listy dôchodkového poistenia: 10 rokov
- Záznamy o poistnom na sociálne zabezpečenie: 10 rokov
- Doklady o dobe dočasnej pracovnej neschopnosti: 10 rokov
- Záznamy o zdravotnom poistení: 10 rokov
Daňové doklady
- Daňová evidencia: 10 rokov
- Doklady preukazujúce nárok na odpočet DPH: 10 rokov
- Daňové doklady pre DPH: 10 rokov
Povinné náležitosti správy registratúry
1. Registratúrny poriadok a plán
Povinné prvky:
- Schválený príslušným štátnym archívom
- Definované lehoty uloženia
- Určený spôsob evidencie a spracovania dokumentov
- Stanovené postupy vyraďovacieho konania
2. Zabezpečenie nemennosti dokumentov
Zákonné požiadavky:
- Kvalifikovaný elektronický podpis
- Kvalifikovaná elektronická pečať
- Kvalifikovaná časová pečiatka
- Zabezpečenie proti neoprávneným zmenám
Technické riešenie:
- Systém pre správu registratúry spĺňajúci výnos č. 525/2011 Z. z.
- Zabezpečené úložisko dokumentov
- Auditný log všetkých operácií
3. Čitateľnosť a dostupnosť
Zákonné požiadavky:
- Dokumenty musia byť čitateľné po celú dobu archivácie
- Možnosť prevodu do čitateľnej podoby
- Dostupnosť pre kontrolné orgány
- Možnosť vykonania vyraďovacieho konania
Praktický postup implementácie
- Vypracovanie registratúrneho poriadku
- Vytvorenie registratúrneho plánu
- Schválenie dokumentácie štátnym archívom
- Určenie zodpovedných osôb
- Systém pre správu registratúry podľa výnosu č. 525/2011 Z. z.
- Implementácia kvalifikovaného elektronického podpisu
- Nastavenie zálohovania a archivácie
- Zabezpečenie dlhodobého uchovávania
- Školenie zamestnancov
- Nastavenie workflow
- Testovanie systému
- Pravidelná kontrola
Príklad z praxe
Východisková situácia:
- 5000+ faktúr ročne
- Papierová archivácia
- Zložité dohľadávanie dokumentov
Implementované riešenie:
- Digitálny archivačný systém
- Automatické OCR spracovanie
- Elektronické schvaľovanie
- Napojenie na účtovný systém
Výsledky:
- Súlad so zákonnými požiadavkami
- 90% úspora času pri dohľadávaní
- Eliminácia rizika straty dokumentov
Najčastejšie chyby pri digitálnej archivácii
1. Nedostatočná dokumentácia
Riziko
- Chýbajúci registratúrny poriadok
- Neschválený registratúrny plán
- Nedodržanie zákonných postupov
Riešenie
- Vypracovanie kompletnej dokumentácie
- Schválenie štátnym archívom
- Pravidelná aktualizácia
2. Nevhodné formáty
Riziko
- Nečitateľnosť dokumentov v budúcnosti
- Problémy pri kontrolách
- Strata dát pri konverzii
Riešenie
- Používanie štandardizovaných formátov
- Pravidelná kontrola čitateľnosti
- Migrácia dát pri zmene technológií
3. Nedostatočná záloha
Riziko
- Strata dát pri havárii
- Nedostupnosť pri kontrole
- Porušenie zákonných povinností
Riešenie
- Pravidelné zálohovanie
- Geograficky oddelené zálohy
- Testovanie obnovy dát
Najčastejšie chyby pri digitálnej archivácii
Pre malé firmy:
- Začnite s cloudom s certifikáciou pre archiváciu
- Používajte elektronické podpisy
- Vytvorte jasné smernice pre zamestnancov
Pre stredné firmy:
- Investujte do DMS systému
- Zaveďte workflow pre schvaľovanie
- Pravidelne školte zamestnancov
Pre veľké organizácie:
- Komplexný archivačný systém
- Vlastné dátové úložisko
- Dedikovaný tím pre správu dokumentov
Špecifické požiadavky pre slovenské firmy
Zákonné požiadavky:
- Schválený registratúrny poriadok a plán
- Kvalifikovaný elektronický podpis
- Vyraďovacie konanie so súhlasom štátneho archívu
- Dodržiavanie štandardov pre elektronické informačné systémy
Dohľad a kontrola:
- Ministerstvo vnútra SR
- Štátne archívy
- Daňová správa
- Sociálna poisťovňa
Záver
Digitálna archivácia na Slovensku vyžaduje dodržiavanie špecifických zákonných požiadaviek.
Kľúčom k úspechu je:
- Správne nastavenie registratúry
- Používanie certifikovaných technológií
- Dodržiavanie zákonných lehôt
- Pravidelná kontrola a aktualizácia procesov
Milan Cák
