YES TEAM AGENCY

O klientovi

YES Team Agency je brigádnická a personální agentura, která svým klientům zajišťuje brigádníky pro různé typy akcí a pozic. Klientům fakturuje za odpracované směny, brigádníkům vyplácí mzdy a zálohy v hotovosti i převodem, hodnotí jejich výkon a vede plnou evidenci od leadu přes nabídku a zakázku po fakturu.

Výzva

Agentura pracovala s desítkami klientů a stovkami brigádníků v různých prostorech a sekcích. Před Modulariem administrativa běžela kombinací Excelu, mailů a samostatného účetnictví:

• Leady a obchodní případy roztroušené v různých zdrojích — žádný tracking stavů
• Brigádníci evidovaní v Excelu, hodnocení (kvalita, docházka) se zapisovala ručně
• Plánování směn podle prostoru, klienta a sekce se dělalo v sešitech
• Brigádnické faktury, vyplácené zálohy v hotovosti i přes pokladny se evidovaly odděleně od fakturace klientům
• Měsíční mzdové náklady se kompilovaly ručně — chyby při přepočtu hodin a sazeb
• Tickets a Tasks od klientů bez centrální evidence

Řešení

Modulario implementovalo komplexní ERP s 53 propojenými datovými strukturami specificky pro brigádnickou agenturu:

Sales pipeline a obchod

• Leady s klasifikací (Stav leadu, Zdroj leadu) a konverzí na obchodní případ
• Cenové nabídky a Ceník YES Team — vlastní ceník pro různé Sekce / Podsekce a Typy služeb / Typ akce
• Zakázky se stavy a propojením na klienty a brigádníky
• Hodnocení klienta a NPS

Brigádníci a HR

• Brigádníci s kompletní kartou (osobní údaje, fotodokumentace, pozice, dovednosti)
• Brigádníci ke směně — alokace konkrétních brigádníků na směnu/akci
• Hodnocení brigádníků — výkon, docházka, spolehlivost
• Pozice, Služby / Činnost / pozice — číselníky pro druhy práce
• Směny a Prostory — kde a kdy se práce vykonává
• Mzdové sazby, Mzda, Měsíce, Měsíční mzdové náklady — výpočet a vykazování mezd

Fakturace, pokladny a finance

• Brigádnické faktury — fakturace klientům za odpracované směny
• Faktury, Přijatá faktura, Zálohová faktura, Dodací listy — komerční cyklus s podporou starých i nových verzí dokumentů (Faktury old, Dodací list old)
• Pokladny a Transakce pokladen — multi-pokladní síť pro hotovostní platby
• Vyplacené zálohy brigádníkům v hotovosti
• Bankovní účty a Bankovní transakce, Příjmy z brigád
• Odeslané platby s evidencí výplat
• DPH a sazby

Komunikace a procesy

• Tickets a Tasks (Task - kategorie) — evidence úkolů a požadavků od klientů i interně
• Diskuse, Notifikace, Dashboard — provozní přehled
• Sklad — evidence drobného materiálu pro akce
• Firmy, Kontaktní osoby, Objednávky, Přijatá objednávka, Stav objednávky — komerční cyklus s klienty