Aloquence s.r.o.

Über den Kunden

Aloquence s.r.o. ist ein Großhändler mit eigenem Lager und einem Filialnetz, der sowohl B2B- als auch B2C-Kunden beliefert. Das Unternehmen arbeitet mit Dutzenden von Lieferanten, Hunderten von SKUs und verarbeitet jeden Monat ein großes Volumen an Eingangsrechnungen und Lieferscheinen. Für die präzise Rückverfolgbarkeit der Ware werden Seriennummern und Chargen genutzt, der Versand erfolgt über verschiedene Kurierdienste.

Die Herausforderung

Vor der Einführung von Modulario hatte Aloquence mit den typischen Problemen eines wachsenden Großhandels zu kämpfen:

• Manuelles Übertragen von Daten aus Eingangsrechnungen und Belegen in das Buchhaltungssystem verlangsamte die Finanzabteilung und führte zu Fehlern
• Anfragen von Kunden, Angebote, Aufträge und Rechnungen wurden in verschiedenen Werkzeugen geführt – ohne einheitlichen Workflow
• Lagerbewegungen (Wareneingang, Warenausgang, Umlagerungen zwischen Filialen) ohne digitale Erfassung von Chargen und Seriennummern
• Die Kommunikation mit mehreren Kurierdiensten (Chameleoon und weitere) erfolgte manuell außerhalb des Systems
• Buchhaltungsübersichten und Cashflow waren nicht in Echtzeit verfügbar

Die Lösung

Modulario lieferte ein umfassendes ERP, das auf verknüpften Datenstrukturen und automatisierten Ereignissen basiert und den gesamten kommerziellen Zyklus abdeckt:

• OCR-Belegerfassung – Aloquence lädt eingehende E-Mails mit Anhängen direkt in das System; OCR-Import erfasst Aufträge und Belege (Import OCR Aufträge, Import OCR Belege, Positionen empfangener Belege) und eliminiert manuelles Übertragen
• Kommerzieller Zyklus – Anfrage → Angebot → Auftrag → Ausgangsrechnung (einschließlich Anzahlungsrechnung, Gutschrift, Steuerbeleg) in einem Workflow mit Positionen und MwSt.-Berechnung
• Lager mit mehreren Filialen – Lager, Filialen, Lagerorte, Lagerbewegungen, Umlagerungen, Chargen und Seriennummern für präzise Rückverfolgbarkeit
• Versand mit Kurierintegration – Chameleoon-Kuriere und Erfassung der Versandarten direkt aus dem Beleg
• Adressbuch von Lieferanten und Kunden – Kontaktpersonen, Bankkonten der Lieferanten, Zahlungsarten
• Buchhaltungserfassung – Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Steuerbelege, Gutschriften, Anzahlungsrechnungen, Bankkonten mit Bewegungen und Cashflow
• Statistik und Umsätze der Vertriebsmitarbeiter – Performance-Berichte und statistische Übersicht
• Service-Desk und Video-Tutorials – interner Support und Schulungsmaterial direkt im System