E.I.C. Engineering inspection company s.r.o.

Über den Kunden

E.I.C. Engineering inspection company s.r.o. ist eine Inspektions- und Zertifizierungsorganisation, die Zertifizierungen von Personen, Produkten und Qualitätsmanagementsystemen (QMS), Inspektionsaufzeichnungen sowie metrologische Tätigkeiten durchführt. Zu den Kunden gehören Produktionsbetriebe, Energiewirtschaft, Maschinenbau und weitere regulierte Branchen, in denen jede Tätigkeit durch eine Berechtigung des Inspektors belegt und für Kontrollbehörden archiviert werden muss.

Die Herausforderung

Inspektions- und Zertifizierungstätigkeit ist extrem dokumentationsintensiv. Vor Modulario kämpfte E.I.C. mit:

• Erfassung von Berechtigungen, Qualifikationen, Zeugnissen und Ausweisen der Inspektoren in Excel – ohne Kontrolle der Gültigkeit und Ablauffristen
• Zertifizierungen von Personen, Produkten und QMS in verschiedenen Dokumenten und Vorlagen ohne einheitlichen Workflow
• Inspektionsaufzeichnungen, Abweichungen und Dokumentation in geteilten Ordnern archiviert – schwer auffindbar bei Audits
• Angebote, Rechnungen, Anzahlungsrechnungen und Gutschriften manuell außerhalb der Auftragserfassung erstellt
• Kasse, Reisekosten der Inspektoren und Gehälter in separaten Werkzeugen
• Korrespondenz, Aktenregister und Verträge mit Auftraggebern ohne Verknüpfung zum konkreten Auftrag

Die Lösung

Modulario lieferte ein spezialisiertes ERP mit verknüpften Datenstrukturen, das auf die Spezifika der Inspektions- und Zertifizierungstätigkeit ausgerichtet ist:

• Zertifizierung und Inspektion – Zertifizierung von Personen, Produkten, QMS, Inspektionsaufzeichnungen, Abweichungen, Fragen und Aufgaben, Metrologie
• Berechtigungen und Qualifikationen – Erfassung von Berechtigungen, Qualifikationen, Zeugnissen und Ausweisen der Inspektoren mit Gültigkeitsverfolgung
• Kommerzieller Zyklus – Aufträge, Angebote, Rechnungen, Anzahlungsrechnungen, Gutschriften, Segmente/Untersegmente zur Kategorisierung der Kunden
• Adressbuch und Verträge – Auftraggeber, Adressbuch, Verträge, Korrespondenz, Aktenregister, Etiketten zur schnellen Klassifizierung
• Finanzen – Kasse, Kontobewegungen, Reisekosten der Inspektoren, Kostenarten, Gehälter
• Dienstleistungen und Kategorisierung – Dienstleistungen, Dienstleistungstypen, Leistungen, Kategorien, Unterkategorien, Stellenbezeichnungen
• Personalwesen – Mitarbeiter, Mitarbeiter der Kunden, Benutzer
• Dokumentation und Support – Dokumentation, Video-Tutorials direkt im System