PM Stahl s.r.o.

Über den Kunden

PM Stahl s.r.o. ist ein slowakisches Unternehmen, das auf die Entsendung von Mitarbeitern – Selbstständigen sowie Angestellten – auf Bau- und Metallbauprojekte in Deutschland spezialisiert ist. Es verwaltet Dutzende von Mitarbeitern im Außeneinsatz mit verschiedenen Qualifikationen (Schweißerzertifikate, Sonderschulungen, Arbeitskleidung), weist ihnen Dienstfahrzeuge und Unterkünfte zu und überwacht die Leistung an konkreten Projekten. Das Unternehmen arbeitet gleichzeitig mit slowakischer und deutscher Gesetzgebung.

Die Herausforderung

Die Besonderheit von PM Stahl ist die Arbeit in einem regulierten grenzüberschreitenden Umfeld – jeder entsandte Mitarbeiter erfordert eine Reihe verpflichtender Dokumente und Nachweise für beide Länder:

• Dokumente A1, Freistellung, Vollmachten für Fahrzeuge wurden manuell in Word ausgestellt – für 50+ Mitarbeiter bedeutete das tagelange Verwaltung monatlich und das Risiko von Fehlern bei Daten und Angaben
• Monatliche deutsche Stundennachweise (Stundennachweis, Stundenauflistung) wurden manuell aus Papierbögen der Mitarbeiter zusammengestellt – wiederholte Fehler beim Übertragen der Stunden
• Projekt- und Mitarbeiterplanung erfolgte in Excel-Tabellen – bei Projektänderungen musste manuell aktualisiert werden, wer wo ist
• Qualifikationen und Zertifikate (Schweißerprüfungen, Arbeitsschutzschulungen, Gewerbescheine) – es fehlte ein zentraler Überblick mit Vorablauf-Warnungen
• Fuhrpark – wer hat welches Auto zugewiesen, wo befindet es sich, in welchem Zustand, welche Vollmachten
• Unterkunft der Mitarbeiter in Deutschland wurde per E-Mail ohne Kostentransparenz organisiert
• Abwesenheitsmeldungen (Krankheit, Urlaub, Freizeit) ohne digitale Erfassung – komplizierte Berechnung in deutsche Nachweise

Die Lösung

Modulario lieferte 38 Datenstrukturen, die speziell für das grenzüberschreitende HR- und Projektgeschäft entworfen wurden:

• Mitarbeiter – komplexes Profil mit Personendaten, mehreren Adressen, Zahlungsdaten, Qualifikationen und Gewerbe/Registrierung
• Arbeits- und Werkverträge einschließlich Vertragsvorlagen mit automatischer Generierung – Mitarbeiter Werkvertrag, Mitarbeiter Arbeitsvertrag, Vertragsvorlagen
• A1-Dokumente mit automatisiertem Workflow – Ereignisse verwalten den A1-Status (Antrag → ausgestellt → Ablauf)
• Freistellung – deutsches Dokument zur Steuerbefreiung mit Erfassung der aktuellen Projekte und Bedingungen
• Stundennachweis und Stundenauflistung – automatisierte Generierung deutscher monatlicher Stundennachweise direkt aus der Erfassung der Arbeit im Außeneinsatz
• Projekt- und Mitarbeiterplanung – wer, wo, wann, mit welchen Qualifikationen; Verbindung zu Gewerbe und Registrierung
• Im Außeneinsatz – tägliche Erfassung, wo der Mitarbeiter tatsächlich arbeitet, mit Verknüpfung zu Qualifikationen
• Datenladen aus GPS – automatisierter Import aus GPS-Trackern der Fahrzeuge für präzise Stunden- und Standortnachweise
• Fahrzeuge + Vollmachten + Gruppenzuordnung – komplette Verwaltung des Dienstfuhrparks einschließlich Fotos und Aufzeichnungshistorie
• Unterkunft der Mitarbeiter in Deutschland mit Kosten und Zeiträumen
• Qualifikationen, Zertifikate, Schulungen, Schweißprüfungen, Gewerbescheine mit Vorablauf-Warnungen
• Ausgegebene Arbeitskleidung und Werkzeuge – wer hat was bekommen, wann muss zurückgegeben/getauscht werden
• Abwesenheit – zentrale Meldung von Krankheit, Urlaub und Freizeit mit Anbindung an die Nachweise
• Benachrichtigungen und Warnungen – automatisierte Erinnerungen vor Dokumentenablauf, Projektenden, Kleidungsrückgabe
• Kalkulationen und Projektkosten – finanzielle Übersicht der Rentabilität jedes Projekts
• Aufzeichnungshistorie – Audit-Log im gesamten System