PM Stahl s.r.o.

Az ügyfélről

A PM Stahl s.r.o. szlovák vállalat, amely munkavállalók — egyéni vállalkozók és alkalmazottak — Németországba történő kiküldetésére szakosodott építőipari és fémmegmunkálási projektekre. Több tucat terepi munkavállalót kezel különböző képesítésekkel (hegesztői tanúsítványok, speciális képzések, munkaruhák), szolgálati járműveket, szállást rendel hozzájuk és nyomon követi a teljesítményt konkrét projekteken. Egyszerre dolgozik a szlovák és a német jogszabályokkal.

A kihívás

A PM Stahl sajátossága a munka szabályozott határokon átnyúló környezetben — minden kiküldött munkavállaló mindkét ország számára kötelező dokumentumok és kimutatások sorozatát igényli:

• Az A1, Freistellung és Járműmeghatalmazási dokumentumok kézzel készültek Wordben — 50+ munkavállaló esetén ez napokat jelentett havonta az adminisztrációból és kockázatot a dátumok és adatok hibáira
• A havi német óraelszámolásokat (Stundennachweis, Stundenauflistung) kézzel állították össze a munkavállalók papíralapú ívei alapján — ismétlődő hibák az órák átírásánál
• A projektek és munkavállalók tervezése Excelben zajlott — projektváltozáskor manuálisan kellett frissíteni, hogy ki hol van
• A képesítések és tanúsítványok (hegesztői vizsgák, BOZP képzések, vállalkozói engedélyek) — hiányzott a központi áttekintés a lejárat előtti figyelmeztetésekkel
• Járműpark — kinek melyik autója van, hol van, mi az állapota, meghatalmazások
• A munkavállalók szállását Németországban e-maileken keresztül oldották meg, a költségek áttekintése nélkül
• A távolléti bejelentések (táppénz, szabadság, szabadidő) digitális nyilvántartás nélkül — bonyolult átszámítás a német kimutatásokba

A megoldás

A Modulario 38 adatstruktúrát szállított, amelyek kifejezetten a határokon átnyúló HR és projektüzletre lettek tervezve:

• Munkavállaló — komplex profil személyes adatokkal, több címmel, fizetési adatokkal, képesítésekkel és vállalkozói/regisztrációs adatokkal
• Munka- és vállalkozói szerződések szerződéssablonokkal és automatikus generálással — Munkavállaló Vállalkozási szerződés, Munkavállaló munkaszerződés, Szerződéssablonok
• A1 dokumentumok automatizált workflow-val — az események kezelik az A1 állapotát (kérelem → kibocsátott → lejárat)
• Freistellung — német adómentességi dokumentum az aktuális projektek és feltételek nyilvántartásával
• Stundennachweis és Stundenauflistung — automatizált német havi óraelszámolás-generálás közvetlenül a terepi munka nyilvántartásából
• Projektek és munkavállalók tervezése — ki, hol, mikor, milyen képesítésekkel; kapcsolódás a vállalkozáshoz és regisztrációhoz
• A terepen — napi nyilvántartás arról, hol dolgozik valójában a munkavállaló, kapcsolódással a képesítésekhez
• GPS-adatok beolvasása — automatizált import a járművek GPS lokátoraiból a pontos óra- és helykimutatásokhoz
• Járművek + Meghatalmazások + Csoportokhoz rendelés — szolgálati park teljes kezelése fényképekkel és bejegyzés-történettel
• Szállás — munkavállalók németországi szállása költségekkel és időszakokkal
• Képesítések, Tanúsítványok, Képzések, Hegesztések, Vállalkozói engedélyek lejárat előtti figyelmeztetésekkel
• Kiadott munkaruhák és Szerszámok — ki mit kapott, mikor kell visszaadni/cserélni
• Távollét — táppénz, szabadság és szabadidő központi bejelentése a kimutatásokhoz való kapcsolódással
• Értesítések és Figyelmeztetések — automatizált emlékeztetők dokumentumlejáratok, projektek vége, ruházat visszaszolgáltatása előtt
• Kalkulációk és Projekt költségek — minden projekt rentabilitásának pénzügyi áttekintése
• Bejegyzés-történet — audit log a rendszerben