PM Stahl s.r.o.

O kliencie

PM Stahl s.r.o. to słowacka spółka specjalizująca się w delegowaniu pracowników — samozatrudnionych i pracowników etatowych — do projektów budowlanych i metalurgicznych w Niemczech. Zarządza dziesiątkami pracowników w terenie z różnymi kwalifikacjami (certyfikaty spawalnicze, specjalne szkolenia, odzież robocza), przydziela im samochody służbowe, zakwaterowanie i śledzi wydajność na konkretnych projektach. Pracuje z ustawodawstwem słowackim i niemieckim jednocześnie.

Wyzwanie

Specyfika PM Stahl to praca w regulowanym środowisku transgranicznym — każdy delegowany pracownik wymaga serii obowiązkowych dokumentów i raportów dla obu krajów:

• Dokumenty A1, Freistellung, Pełnomocnictwa do pojazdu były wystawiane ręcznie w Wordzie — dla 50+ pracowników oznaczało to dni administracji miesięcznie i ryzyko błędów w datach i danych
• Miesięczne niemieckie raporty godzin (Stundennachweis, Stundenauflistung) były kompilowane ręcznie z papierowych arkuszy pracowników — powtarzające się błędy przy przepisywaniu godzin
• Planowanie projektów i pracowników odbywało się w Excelach — przy zmianie projektu trzeba było ręcznie aktualizować, kto gdzie jest
• Kwalifikacje i certyfikaty (egzaminy spawalnicze, szkolenia BHP, wpisy do ewidencji) brakowało centralnego przeglądu z ostrzeżeniami przed wygaśnięciem
• Park pojazdów — kto ma przydzielone które auto, gdzie jest, jaki ma stan, pełnomocnictwa
• Zakwaterowanie pracowników w Niemczech było rozwiązywane przez maile bez przeglądu kosztów
• Zgłaszanie nieobecności (L4, urlopy, dni wolne) bez cyfrowej ewidencji — skomplikowane przeliczenie do raportów niemieckich

Rozwiązanie

Modulario dostarczyło 38 struktur danych specjalnie zaprojektowanych dla transgranicznego biznesu HR i projektowego:

• Pracownik — kompleksowy profil z danymi osobowymi, wieloma adresami, danymi płatniczymi, kwalifikacjami i wpisem do ewidencji/rejestracją
• Umowy o pracę i samozatrudnienie wraz z szablonami umów z automatycznym generowaniem — Pracownik Umowa o dzieło, Pracownik umowa o pracę, Szablony umów
• Dokumenty A1 ze zautomatyzowanym workflow — zdarzenia zarządzają statusem A1 (wniosek → wystawiony → wygaśnięcie)
• Freistellung — niemiecki dokument o zwolnieniu z podatku z ewidencją aktualnych projektów i warunków
• Stundennachweis i Stundenauflistung — zautomatyzowane generowanie niemieckich miesięcznych raportów godzin bezpośrednio z ewidencji pracy w terenie
• Planowanie projektów i pracowników — kto, gdzie, kiedy, z jakimi kwalifikacjami; powiązanie z samozatrudnieniem i rejestracją
• W terenie — codzienna ewidencja gdzie pracownik realnie pracuje, z połączeniem do kwalifikacji
• Wczytywanie danych z GPS — zautomatyzowany import z lokalizatorów GPS pojazdów dla precyzyjnych raportów godzin i położenia
• Pojazdy + Pełnomocnictwa + Przydzielanie do grup — kompletna obsługa parku służbowego wraz z fotografiami i historią zapisów
• Zakwaterowanie pracowników w Niemczech z kosztami i okresami
• Kwalifikacje, Certyfikaty, Szkolenia, Spawanie, Wpisy do ewidencji z ostrzeżeniami przed wygaśnięciem
• Wydana odzież robocza i Narzędzia — kto co dostał, kiedy trzeba zwrócić/wymienić
• Nieobecność — centralne zgłaszanie L4, urlopów i dni wolnych z połączeniem do raportów
• Powiadomienia i Ostrzeżenia — zautomatyzowane przypomnienia przed wygaśnięciem dokumentów, końcami projektów, zwrotem odzieży
• Kalkulacje i Koszty projektu — finansowy przegląd rentowności każdego projektu
• Historia zapisów — audit log w systemie