Aloquence s.r.o.

O klientovi

Aloquence s.r.o. je distribútor zdravotníckeho materiálu so širokým sortimentom komponentov, ktorý dodáva tovar zákazníkom z rôznych priemyselných odvetví, štátnych inštitúcií a univerzít. Stavia svoju pozíciu na kvalite, rýchlej dostupnosti skladových položiek a presnej stopovateľnosti tovaru cez sériové čísla a šarže. Spolupracuje s desiatkami dodávateľov, expeduje cez viacero kuriérov a fakturuje aj v cudzích menách.

Výzva

Aloquence pred nasadením Modularia pracoval na ekonomickom softvéri Money S3 doplnenom o Excel (cenové kalkulácie), Word (cenové ponuky, dokumentácia) a e-mailovú komunikáciu — bez automatického prepojenia. Externá účtovná firma dostávala doklady fyzicky, čo bránilo rýchlemu nahliadnutiu na strane Aloquence:

• Manuálne prepisovanie údajov z prijatých faktúr a dodacích listov do Money S3 spomaľovalo financie a generovalo chyby
• Dopyty od zákazníkov, cenové ponuky, zákazky a faktúry boli vedené v rôznych nástrojoch — bez jednotného toku
• Pri kľúčovom dodávateľovi SIOT sa denne menila dostupnosť tovaru a ceny, ale aktualizácie sa robili manuálne — vznikali nesúlady medzi ponukou a skutočnou dostupnosťou
• Skladové operácie (príjem, výdaj, prevodky medzi prevádzkami) bez digitálnej evidencie šarží, sériových čísel a exspirácií tovaru
• Money S3 obmedzuje dĺžku názvu produktu, čo komplikovalo identifikáciu položiek
• Pri dodávkach do zahraničia sa používal jeden pevný kurz namiesto aktuálneho NBS, čo skresľovalo účtovníctvo
• Komunikácia s viacerými kuriérmi (Chameleoon a ďalší) prebiehala manuálne mimo systému
• Účtovné prehľady, cash flow, rentabilita zákazníkov, obrat dodávateľov a vývoj marže chýbali v reálnom čase

Riešenie

Modulario dodalo komplexný ERP postavený na prepojených dátových štruktúrach a automatizovaných udalostiach, ktorý nahradil Money S3 a kancelárske workaroundy:

• OCR + AI vyťažovanie prijatých dokladov — systém priamo sťahuje prijaté e-maily s prílohami; OCR + AI import vyťažuje zákazky aj doklady (Import OCR Zákazky, Import OCR Doklady, Položky prijatých dokladov) a eliminuje manuálne prepisovanie
• Komerčný cyklus — dopyt → cenová ponuka → zákazka → vystavená faktúra (vrátane zálohovej faktúry, dobropisu a daňového dokladu) v jednom toku s položkami a výpočtom DPH
• Sklad s viacerými prevádzkami — sklady, prevádzky, lokácie, skladové pohyby, prevodky, šarže, sériové čísla a exspirácie pre presnú stopovateľnosť, plus rezervácie tovaru pri prijatých objednávkach
• Cudzie meny s NBS kurzom — fakturácia vo viacerých menách (EUR, USD, GBP) s prepojením na aktuálny kurzový lístok NBS
• Expedícia s integráciou kuriérov — Chameleoon a ďalší kuriéri, evidencia spôsobov dodania priamo z dokladu, podpora čiastočných dodaní
• Adresár dodávateľov a zákazníkov — kontaktné osoby, bankové účty dodávateľov, spôsoby úhrady, dohodnuté ceny a podmienky
• Účtovná evidencia — vystavené faktúry, prijaté faktúry, daňové doklady, dobropisy, zálohové faktúry, bankové účty s pohybmi a cash flow; doklady pripravené na elektronický prenos účtovnej firme
• Analytické dashboardy — reporty výkonnosti predajcov, najväčší zákazníci, obrat, marže a zostatky tovaru
• Service desk a videonávody — interná podpora a školiace materiály priamo v systéme