LIDER Sp. z o.o.

O klientovi

LIDER Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością je poľská obchodná spoločnosť so sídlom v Przeworsku, ktorá obchoduje cezhranične v rámci poľsko-slovensko-českého trojuholníka. Vystavené aj prijaté faktúry musia spĺňať náležitosti troch národných legislatív (PL, SK, CZ), vrátane rozdielnych formátov položkových údajov. Pracuje so stovkami SKU, šaržovaným tovarom (každá dodávka má svoju partiu so vlastnou exspiráciou) a individuálnymi cenníkmi pre kľúčových odberateľov aj dodávateľov.

Výzva

LIDER bojoval s typickými bolesťami rozdrobenej IT infraštruktúry rastúceho B2B obchodu — navyše komplikovaného trojrečou legislatívou a potrebou výmeny dát s externými partnermi:

• Prijaté objednávky a dodacie listy chodili e-mailom v PDF — tím ich ručne prepisoval do interného systému, čo generovalo hodiny práce denne a chyby v množstvách, šaržách a cenách
• Tri legislatívy — pre vystavené aj prijaté faktúry bolo potrebné dodržať náležitosti českej, slovenskej a poľskej legislatívy, vrátane samostatnej štruktúry položkových údajov pre každú krajinu
• Cenníky odberateľov a dodávateľov sa udržiavali v Exceli — pri zmene cien dodávateľa sa marže prepisovali manuálne v desiatkach dokumentov
• Šaržovanie tovaru bez systému — pri reklamácii alebo audite sa nedalo dohľadať, z ktorej dodávky a s akou exspiráciou daný tovar pochádza
• Obalové materiály sa nesledovali ako súčasť tovarových položiek — chýbal prehľad o váhe a percentuálnom podiele obalov pre celé dodávky
• Vedľajšie náklady (doprava, marketing) sa rozpúšťali ručne medzi položkami faktúr — proces bol pomalý a chybový
• Účtovné systémy externých partnerov (Pohoda, Optima) potrebovali samostatné exporty z dokladov — ručná práca opakujúca sa pri každom mesačnom uzávierkovaní
• Leadoví zákazníci sa stratili medzi e-mailami — žiadny CRM, žiadny tracking aktivít

Riešenie

Modulario dodalo systém pokrývajúci 22 týždňov od podpisu zmluvy do odovzdania, postavený na desiatich kľúčových moduloch a piatich integráciách:

Komerčný cyklus s tri-legislatívnou fakturáciou

• Leady (M001) — možnosť priradiť aktivity, kontaktné osoby, kontaktné údaje, nahrávať súbory
• Vydaná objednávka (M003) s položkami, formami platby, dopravy, dodacími adresami a stavmi
• Dodací list prijatý (M004) a vydaný (M007) s príznakmi „Prijaté”/„Vydané”, ktoré pri uložení automaticky aktualizujú dispozíciu skladu
• Prijatá faktúra (M005) a vystavená faktúra (M008) s podporou 3 legislatív (česká, slovenská, poľská) — položky obsahujú odberateľský/dodávateľský kód, alternatívne merné jednotky, šaržu, predajnú/nákupnú cenu na MJ, sadzbu DPH a zisk počítaný z rozdielu predajnej a obstarávacej ceny vybranej šarže
• Rozpúšťanie vedľajších nákladov (M005.1) — rozpustenie sumy pomerom k jednotlivým položkám a aktualizácia priemernej skladovej ceny
• Zákazka / Prijatá objednávka (M006) s podfarbením riadkov podľa stavu (prijatá – zelená, odoslaná – oranžová, ukončená – modrá) a kontrolou platnosti odberateľského cenníka
• Zálohové faktúry, dobropisy s prepojením na pôvodný doklad
• Protokol o reklamácii (M009) s prepojením na zákazku, automatickým upozornením po troch dňoch nečinnosti

Sklad s FIFO šaržou a obalmi

• Tovary (C001) s atribútmi: alternatívne názvy, alternatívne MJ, základná MJ, typ (Tovar/Služba), priemerná skladová cena, príjmové šarže, dispozícia, dodávateľské a odberateľské kódy
• Evidencia príjmových šarží (C001.1) — dátum príjmu, dátum exspirácie, cena obstarania, umiestnenie; výdaj prebieha metódou FIFO podľa dátumu prijatia s možnosťou ručnej zmeny šarže
• Alternatívne názvy (C001.2) — pre AI rozpoznávanie tovaru v dodacích listoch a objednávkach z rôznych dodávateľov
• Hodnoty obalových materiálov (C001.4) — typ obalového materiálu, percentuálny podiel a absolútna váha v gramoch pre každú kombináciu tovar × MJ

Cenníky a zákazníci

• Odberateľské (M012) a dodávateľské cenníky (M013) s platnosťou od-do, automatickým predvyplnením do položiek dokladov; pri konflikte dvoch platných cenníkov systém doplní nižšiu sumu
• Zákazníci/Dodávatelia (C002) s evidenciou IČO, DIČ, IČ DPH, fakturačnej a dodacej adresy, kontaktných údajov, jazyka komunikácie, doplňujúcich textov do tlačových výstupov; import zo .xls súboru

Integrácie

• EDI (F002) — import dodacích listov prijatých od dodávateľov a export dodacích listov vydaných odberateľom
• Pohoda export — hromadný export vystavených faktúr do XLS štruktúry pre účtovný program Pohoda
• Optima export — pripravené pre samostatnú analýzu a objednávku
• Email s PDF prílohou — odoslanie dokladov zákazníkom priamo zo systému s vlastnou e-mailovou šablónou