Lider Sp. z o. o.

À propos du client

Lider Sp. z o. o. est un grossiste polonais disposant de son propre entrepôt, d’un réseau de clients réguliers et de fournisseurs. Il travaille avec des centaines de SKU, des marchandises gérées par lots (chaque livraison a ses propres lots), des tarifs individuels pour les clients clés ainsi que des tarifs d’achat fournisseurs. La communication avec les clients se fait en polonais, mais l’équipe interne travaille aussi en slovaque — le système devait donc être entièrement bilingue.

Le défi

Lider a connu une croissance rapide et se heurtait aux douleurs typiques d’une infrastructure IT fragmentée d’un commerce B2B en plein développement :

• Les commandes reçues arrivaient par e-mail en PDF — l’équipe les ressaisissait manuellement dans le système interne, ce qui représentait des heures par jour et des erreurs sur les quantités/prix
• Les tarifs clients et fournisseurs étaient maintenus dans Excel — au moindre changement de prix fournisseur, les marges étaient ressaisies manuellement dans des dizaines de documents
• Lots de marchandises sans système — en cas de réclamation, impossible de retrouver de quelle livraison provenait la marchandise
• Les leads se perdaient entre les e-mails — pas de CRM, pas de tracking d’activités, pas d’auto-complétion des données entreprise
• Factures, avoirs, factures d’acompte, factures de coûts dans plusieurs outils sans vue unifiée des coûts et recettes
• Réceptions et sorties étaient faites manuellement sur papier, le stock collait à la réalité une fois par mois

La solution

Modulario a livré 43 structures de données avec localisation polonaise/slovaque complète, couvrant tout le cycle commercial :

• OCR Przyjęte zamówienia (10 transformations) — partie la plus robuste du système ; les commandes reçues sont importées directement depuis les e-mails, OCR extrait les postes, prix, quantités et crée la commande dans Modulario sans ressaisie
• Otrzymane wiadomości e-mail — client e-mail intégré relié aux fiches clients et commandes
• CRM-Katalog avec auto-complétion Bisnode — la saisie du NIP (IČO polonais) complète automatiquement les données de l’entreprise depuis la base Bisnode polonaise
• Leady + Dokumenty leadów + Aktywności — pipeline sales complète avec activités, pièces jointes et complétion depuis les registres publics
• Tarifs clients et fournisseurs — structures de données séparées avec postes, calculs automatiques de marge et versioning
• Towary + Ewidencja partii / Listes de colisage — stock avec lots et suivi des partis de marchandises, permettant de retrouver précisément l’origine en cas de réclamation
• Réceptions (Przyjęcie Zewnętrzne) et sorties (Wydanie Zewnętrzne) — registre stock complet avec mouvements automatiques
• Portefeuille de factures — factures émises, factures reçues, acomptes (otrzymane et wystawione), factures de coûts, avoirs (Noty kredytowe)
• Réclamations liées à la commande d’origine et au lot de marchandise
• Rapports — sommes de factures, sommes de coûts, sommes de bordereaux, sommes de commandes pour vue financière en direct
• Catégorisations — catégories de produits, catégories de recettes et dépenses, taux de TVA, unités de conditionnement, types d’emballages